Principe

• Le directeur ou la directrice de thèse est le premier responsable du suivi régulier du doctorant.
• Le suivi des thèses est aussi une mission essentielle de l’ED.
  Il est réalisé de façon régulière, afin de limiter les risques d’abandon ou de thèse de durée excessive. Ses modalités en sont cadrées par les textes officiels. Il permet au doctorant de faire le point sur son programme de formation, sa production scientifique, et l’élaboration de son projet professionnel. Chaque membre du directoire est chargé du suivi des doctorants inscrits dans son établissement.

 Modalités

Concrètement, la procédure de suivi s’organise comme suit :

(le détail du calendrier pouvant varier d’un établissement à l’autre : voir en bas de cette page)

  Constitution du comité de suivi individuel

Au cours des six premiers mois de sa thèse, chaque doctorant choisit en accord avec ses encadrants un parrain ou une marraine (interne à l'établissement, extérieur à l’équipe d’accueil, non spécialiste du domaine de recherche du travail de la thèse) et une tutrice ou un tuteur (chercheur connaissant le domaine scientifique mais ne publiant pas avec les encadrants, impérativement extérieur au laboratoire et dans la mesure du possible à l’établissement). Ce choix est validé par le directeur de laboratoire, puis par l’ED. Si le laboratoire a un dispositif de suivi spécifique en accord avec les textes, celui mis en place dans le laboratoire peut se substituer au comité demandé par l'ED après accord de celle-ci.

Parrain et tuteur constituent le comité de suivi. Ce comité n’a pas vocation à se substituer aux encadrants. Le directeur de thèse, les codirecteur et/ou co-encadrant éventuels, le directoire de l'ED et le comité de suivi sont collectivement chargés du suivi de la thèse. Le doctorant est encouragé à prendre régulièrement contact avec son parrain ou le membre du directoire rattaché à son établissement d'inscription et à leur faire part d’éventuelles difficultés liées à l’avancement ou à l’encadrement de sa thèse.

 Réunions du comité

Avant la fin de chaque année d'inscription :

• Une réunion, dont le format général est laissé libre, concernant l'avancement de la thèse, les formations prévues et la prospective est organisée avec les encadrants et le comité de suivi. Cette réunion doit comporter un entretien du comité de suivi avec le doctorant, sans les encadrants, et  inversement un entretien avec les encadrants sans le doctorant.
• À l'issue de cette réunion, le comité de suivi rédige un court rapport suivant le formulaire proposé par l’école doctorale, qui peut changer selon les établissements.
• Le rapport est déposé selon les modalités et aux dates prévues par les établissements et validé par l’école doctorale. Cette validation est une étape nécessaire pour la réinscription
• Le rapport du comité  doit indiquer une recommandation pour la réinscription à l’année suivante. La réinscription n'est pas automatique et ne sera autorisée par l'ED qu'après avis du comité de suivi, comme requis par les textes officiels.

Spécifiquement :

• En fin de deuxième année : La discussion portera en particulier sur le démarrage du projet, l’intégration dans le laboratoire, la communication avec les encadrants.
• En fin de deuxième année : Préalablement à la réunion du comité de suivi, le doctorant établit avec ses encadrants un calendrier prévisionnel du déroulement de la fin de la thèse, de sa rédaction, et de la soutenance. Lors de la réunion du comité de suivi, ces aspects sont discutés ainsi que l’avenir professionnel envisagé par le doctorant.

  

En cas de difficultés...

Un comité particulier constitué du directeur de thèse, des codirecteur et/ou co-encadrant éventuels, du comité de suivi et d’un représentant de l’ED et/ou d’un autre expert du domaine extérieur au laboratoire, sera mis en place pour toute thèse :

• présentant des problèmes spécifiques, quelle qu’en soit la nature,
• se prolongeant, à titre dérogatoire, sur tout ou partie d’une quatrième année. Ce comité auditionnera le doctorant et fera un point d’avancement tous les 6 mois.

Entretiens avec l’école doctorale

Des rendez-vous obligatoires avec le bureau de la direction adjointe de l’école doctorale sont également prévus en complément des travaux du comité de suivi individuel, selon les modalités et aux dates prévues par les établissements.

Détail de procédure selon l'établissement