Principe
- Le directeur de thèse est le premier responsable du suivi régulier du doctorant.
- Le suivi des thèses est aussi une mission essentielle de l’ED.
Il est réalisé de façon régulière, afin de limiter les risques d’abandon ou de thèse de durée excessive. Ses modalités en sont cadrées par les textes officiels. Il permet au doctorant de faire le point sur son programme de formation, sa production scientifique, et l’élaboration de son projet professionnel. Chaque membre du directoire est chargé du suivi des doctorants inscrits dans son établissement.
Modalités
Concrètement, la procédure de suivi s’organise comme suit :
(le détail du calendrier pouvant varier légèrement d’un établissement à l’autre)
Au cours des six premiers mois de sa thèse, chaque doctorant choisit un parrain (interne au laboratoire, extérieur à l’équipe d’accueil) et un tuteur (un chercheur connaissant le domaine scientifique mais ne publiant pas avec l'encadrement du doctorant) validé par le directeur de laboratoire puis l’ED. Si un doctorant est membre d'un laboratoire ayant un dispositif de suivi en accord avec les textes, celui mis en place dans le laboratoire peut se substituer au comité demandé par l'ED après accord de celle-ci.
Parrain et tuteur constituent le comité de suivi. Ce comité n’a pas vocation à se substituer aux encadrants. Le directeur de thèse, les codirecteur et/ou co-encadrant éventuels, le directoire de l'ED et le comité de suivi sont collectivement chargés du suivi de la thèse. Le doctorant est encouragé à prendre régulièrement contact avec son parrain ou le membre du directoire rattaché à son établissement d'inscription et à leur faire part d’éventuelles difficultés liées à l’avancement ou à l’encadrement de sa thèse.
En fin de première année :
- Le doctorant remplit et transmet à l’ED un questionnaire portant sur son intégration dans le laboratoire, son activité de recherche, les formations suivies et souhaitées.
- Une réunion, dont le format général est laissé libre, concernant l'avancement de la thèse, les formations prévues et la prospective est organisée avec les encadrants et le comité de suivi. Cette réunion doit comporter un entretien du comité de suivi avec le doctorant, sans les encadrants, et inversement un entretien avec les encadrants sans le doctorant.
- À l'issue de cette réunion, le comité de suivi dépose sur le site de l’ED un court rapport. Ce dépôt se fait, pour les tuteurs ou parrains rattachés à l'ED, grâce à un lien sur leur propre page. Si aucun membre du comité n'est membre de l'ED le rapport peut être envoyé par email à l'ED.
- Le doctorant est reçu en entretien par le directeur/directeur adjoint.
En fin de deuxième année :
- Le doctorant remplit et transmet à l’ED un nouveau questionnaire, comportant un volet «production scientifique» et un autre «projet professionnel/débouché». Le doctorant établit avec ses encadrants et transmet à l’ED un calendrier prévisionnel du déroulement de la fin de la thèse, de sa rédaction, et de la soutenance.
- Une réunion, du même format que la précédente, concernant l'avancement de la thèse et la prospective, est organisée avec les encadrants et le comité de suivi.
- À l'issue de cette réunion, le comité transmet à l’ED un rapport. Ce rapport doit indiquer une recommandation pour la réinscription en 3eme année. La réinscription n'est pas automatique et ne sera autorisée par l'ED qu'après avis du comité de suivi, comme requis par les textes officiels.
- Éventuellement, le doctorant est reçu par le directeur/directeur adjoint.
En cas de difficultés...
Un comité particulier constitué du directeur de thèse, des codirecteur et/ou co-encadrant éventuels, du comité de suivi et d’un représentant de l’ED et/ou d’un autre expert du domaine extérieur au laboratoire, sera mis en place pour toute thèse :
- présentant des problèmes spécifiques, quelle qu’en soit la nature,
- dont le planning prévisionnel n’est pas respecté et/ou ne permet pas d’envisager une soutenance avant la fin du mois de décembre(ou de 40 mois en cas de démarrage de thèse tardif),
- se prolongeant, à titre dérogatoire, sur tout ou partie d’une quatrième année. Ce comité auditionnera le doctorant et fera un point d’avancement tous les 6 mois.